De rol van HR bij een ambtelijke fusie

29 januari 2013

Dat de rol van de gemeente in de samenleving verandert behoeft hier uitleg, ze moet meer aansluiten bij de dynamiek van de samenleving. Immers bezuinigingen volgen elkaar op, de afhankelijkheid van kritieke kennis wordt groter en er wordt verlangd dat ze meer moeten doen met minder geld. Kortom dit vraagt om wendbaarheid. Want alleen dan kan worden voldaan aan de doelstellingen op gebied van kwaliteit, efficiëntie en kostenbeheersing. Veel gemeentes, vooral kleinere, integreren daarom hun backoffices met andere gemeentes via een ambtelijke fusie.


Strategische Personeelsplanning
Om wendbaarheid te bereiken is het van belang te weten wat medewerkers kunnen en wat een gemeentelijke organisatie nodig heeft, nu en in de nabije toekomst. De basis om dit te kunnen meten, vormen de competenties. Strategische personeelsplanning begint met inzicht verkrijgen in de samenstelling van het huidige personeelsbestand, niet alleen op aantallen maar ook op kwaliteit, op competenties.

Vervolgens wordt er gekeken naar de toekomstige ontwikkeling en in hoeverre de huidige personeelssamenstelling aansluit bij de toekomstige behoeftes. Maar ook hoe kunnen de medewerkers voldoen aan de gevraagde competenties en vereisten van een veranderende organisatie? Wat is hun ontwikkelingsvermogen en welke opleidings- en loopbaanvoorzieningen passen daar het beste bij?

Strategische personeelsplanning vormt de basis voor een effectief en toekomstbestendig HR-beleid en de daaruit voortvloeiende instrumenten en helpt bij het maken van beleidskeuzes op het gebied van in-, door- en uitstroom van medewerkers en vergroot daarmee de wendbaarheid van de organisatie.

Personeelsplanning stond nooit hoog op de agenda bij de meeste gemeentes. Maar nu gemeentes flink moeten bezuinigen wordt de noodzaak om er mee aan de slag te gaan wel gezien. Want een goed ingerichte strategische personeelsplanning maakt dat de organisatie zich sneller en beter kan aanpassen aan krimp of groei.

Ook ambtenaren hebben baat bij strategische personeelsplanning. De tijd dat een loopbaan bij één werkgever mogelijk was, is voorbij. Niet de functie staat meer centraal, maar de talenten van medewerker. Ambtenaren worden zelf meer verantwoordelijk voor hun persoonlijke ontwikkeling, de gemeente faciliteert hen daarin.

Integraal HR
Het HR-beleid moet kunnen inspelen op de gevolgen van de veranderende rol en omgeving, zowel op korte als lange termijn. En om synergie tussen de verschillende HR instrumenten te krijgen is een integrale aanpak van HR noodzakelijk.

Strategische personeelsplanning start met een kwalitatieve en kwantitatieve vlootschouw en het uitwerken van mogelijke toekomst scenario’s. Daarna volgt de ontwikkeling van een goed ingerichte systematiek rondom resultaatafspraken maken, beoordelen, ontwikkelen en belonen. Vervolgens het inventariseren van de trainingsbehoefte op de gewenste competenties en opzetten van een opleidingsplan.

Een wendbare organisatie vraagt ook om flexibiliteit in tijd en plaats van het werk, Het Nieuwe Werken. Echter invoering van Het Nieuwe Werken is geen doel op zich, maar een uitvloeisel van het geven van vertrouwen en nemen van verantwoordelijkheid. Medewerkers moeten de ruimte en het vertrouwen krijgen om hun werkzaamheden naar eigen inzichten en behoeften in te richten. Het Nieuwe Werken is dan ook meer dan thuiswerken, het is maatwerk met technologische, organisatorische, management en culturele aspecten.

Ten slotte is een goede communicatie naar medewerkers over dit alles noodzaak. Het vergroot de beleving en creëert draagvlak. Maar ook de externe communicatie is van belang, naar burgers in de gemeente omtrent de nieuwe werkwijze en naar de arbeidsmarkt in het kader van “employer branding”. Want ook in de toekomst moet de gemeente een aantrekkelijke werkgever blijven voor nieuwe medewerkers.

Keuzes maken
Strategische personeelsplanning zorgt ervoor dat gericht gekeken kan worden naar de organisatie, de toekomstvisie  en de manier waarop de bezuinigen op formatieplaatsen ingevuld worden. Kortom niet zomaar een personeelsstop invoeren of blijven hangen in lijstjes met oudere medewerkers, maar doelgericht keuzes maken en integraal oppakken. Bezuinigingen kunnen dan door medewerkers en management als minder pijnlijk worden ervaren.

Kamiel Rietsema
Managing Partner Optines Consultancy

 

Inspiratie & nieuws