Onboarding: hoe houd je nieuwe medewerkers aan boord? Tien tips.
Is onboarding een nieuwe HR hype? Het is niets anders dan een dure term voor alle ervaringen die ertoe bijdragen dat medewerkers zich thuis gaan voelen binnen je bedrijf. Maar wel heel belangrijk, want een goede begeleiding bij het inwerken en landen binnen je bedrijf helpt vroegtijdige uitval van nieuwe medewerkers te voorkomen. Een goede onboarding zorgt ervoor dat medewerkers de organisatie, cultuur en hun functie snel leren kennen. Het versterkt daarnaast het imago en positionering van je bedrijf als aantrekkelijk werkgever. Daarom hieronder tien gouden tips.
1. Wees eerlijk in je arbeidsmarktcommunicatie
Dat begint al tijdens het sollicitatieproces. Wees eerlijk in wat je over je bedrijf vertelt op je website en in vacatureteksten. Je mag best extra nadruk leggen op bepaalde positieve dingen, maar het moet wel gebaseerd zijn op de werkelijkheid. Zorg dat je geen verkeerde verwachtingen schept.
2. Houd je recruitment proces transparant
Vertel vooraf aan sollicitanten hoe het recruitmentproces verloopt. Zorg dat duidelijk is wat de functie inhoudt en wat je van de nieuwe medewerker verwacht en koppel tijdig de juiste informatie terug. Ook aan afgewezen sollicitanten, vertel zo precies mogelijk waarom ze het niet geworden zijn.
3. Vertel over je organisatiecultuur
Begin meteen met het onboardingproces, de eerste 2 maanden zijn essentieel. Maak duidelijk hoe de organisatiecultuur werkt en welk gedrag daarbij hoort. Het benoemen van de ongeschreven regels versnelt het aanpassingsproces. Het helpt daarbij als de kernwaarden van de organisatie zo veel mogelijk overeenkomen met het zichtbare gedrag van medewerkers.
4. Vertaal je organisatiedoelstellingen naar persoonlijke taakstellingen
Vertel je medewerkers over jouw visie, de toekomstplannen en bedrijfsresultaten. Betrek ze ook bij die toekomstplannen door hun mening en ideeën te vragen en doe er iets mee. Maak duidelijk hoe zij kunnen bijdragen aan de organisatiedoelstellingen en moedig aan dat ze actief meedenken. Het draait vooral om inspirerend leiderschap.
5.Help nieuwe medewerkers bij het bouwen van hun eigen interne netwerk
Stimuleer nieuwe medewerkers hun collega’s te leren kennen door ze uit te nodigen voor themabijeenkomsten waar ze ervaren medewerkers kunnen ontmoeten, of ze te betrekken bij bedrijfsbrede projecten.
6.Bied ook informele ondersteuning
Koppel nieuwe medewerkers aan een collega die ze niet alleen praktisch op weg kunnen helpen, maar ook kan dienen als coach of mentor.
7. Vraag nieuwe medewerkers om mee te denken
Sta open voor de vragen en opmerkingen van nieuwe medewerkers. Maakt het geen eenrichtingsverkeer vanuit de werkgever en profiteer van de opmerkingen door je onboarding nog beter in te richten. Je geeft nieuwe medewerkers meteen het gevoel dat ze erbij horen.
8. Ga in gesprek en vraag om feedback
Vraag regelmatig, twee-wekelijks, om feedback tijdens het inwerken. Zorg daarnaast voor een organisatiecultuur waarin het normaal is elkaar feedback te geven. Onderling tussen medewerkers maar ook waarin leidinggevenden regelmatig in gesprek zijn met hun medewerkers, in plaats van éénmaal per jaar een beoordelingsgesprek. En niet alleen over hun prestaties, maar ook over persoonlijke ontwikkeling, ideeën voor procesverbetering of gewoon 'zomaar' hoe het met ze gaat.
9. Organiseer ook eens wat anders naast het werk
Activiteiten naast het werk zijn een goede manier om nieuwe medewerkers snel bij de organisatie te betrekken. Zorg dat het tijdens die activiteiten makkelijk is om contacten te leggen met generatiegenoten en collega’s.
10. Vergeet je flexwerkers niet
Organisaties werken steeds vaker met flexwerkers en zelfstandigen, vaak voor langere tijd. Laat ook deze groep medewerkers een instroomproces doorlopen. Zorg ervoor dat cursussen en bedrijfsactiviteiten ook voor hen toegankelijk zijn. Koppel ook deze flexibele medewerkers aan een vaste contactpersoon en vraag ze regelmatig om feedback. Als ze weggaan zijn het goede ambassadeurs voor je bedrijf.
Samenvattend komt het erop neer dat medewerkers behoefte hebben aan goede communicatie. Stimuleer een cultuur van continue, wederzijdse feedback. Met collega's onderling over het werk, om van elkaar te leren. Maar ook in een continu dialoog met hun leidinggevende. Maak wederzijdse verwachtingen zo expliciet mogelijk en plan regelmatig bijeenkomsten waarin beide partijen de samenwerking kunnen evalueren.
Zo worden nieuwe medewerkers snel inzetbaar, trotse ambassadeurs van je bedrijf, het vergroot hun betrokkenheid en het werkplezier en verbetert de productiviteit van je bedrijf.
Kamiel Rietsema
Optines Consultancy