Succesvolle organisatieverandering? Het kan!

27 september 2014

Als manager word je bestookt met lijstjes met de ene verandermethode en succestip na de andere. Inmiddels weten we allemaal dat we als organisatie efficiënt, lean, innovatief en vooral wendbaar moeten zijn. Verandering is namelijk de enige constante. Maar hoe komt het dan dat veranderingen doorvoeren meestal langzaam gaat of erger nog, niet blijvend is?

Wegnemen van weerstand
Verandering roept bij veel mensen weerstand op. Om die weerstand te verminderen moeten organisaties hun medewerkers meenemen in het proces door veranderingen goed te communiceren en toe te lichten. Dat lijkt een open deur, maar het gaat dan wel om communicatie als dialoog en niet alleen top-down en eenrichting. Met een dialoog creëer je namelijk meer draagvlak. Wie wordt gevraagd mee te denken over een bepaalde verandering, begrijpt en onderschrijft eerder het belang er van. Daarnaast komen er vaak goede ideeën van de werkvloer. Zij zitten midden in het proces, zij kennen de klant. Zorg daarom voor een continue dialoog met je medewerkers over klantwaarde en efficiency. Laat ze zelf ontdekken wat er veranderen moet, dat creëert draagvlak.


Kotter bedacht in 1969 een model dat, met kleine aanpassingen, nog steeds een actieplan is voor succesvolle veranderingen. Dat begint bij het scheppen van een klimaat voor veranderingen, dan de hele organisatie er bij betrekken en toerusten om vervolgens de veranderingen te implementeren.

Acht voorwaarden voor succes
1. Creëer een gevoel van urgentie

Identificeer en bespreek kansen en bedreigingen met je medewerkers en help hen inzien waarom verandering noodzakelijk is. Betrek eventueel je klanten en leveranciers erbij om aan te geven wat beter kan.

2. Creëer een leidend team
Creëer een sterk en divers projectteam dat de verandering stuurt. Mensen met leiderschapskwaliteiten, communicatieve, creatieve en analytische vaardigheden. Maar, en hier ga ik verder dan Kotter, betrek ook hier medewerkers op uitvoerende niveaus erbij en zet ze in als ambassadeur van de verandering.

3. Ontwikkel een visie en strategie voor verandering

Schets een duidelijke en realistische visie voor de toekomst, het verschil met de huidige situatie en hoe je deze gaat realiseren. Om verandering succesvol te laten zijn is het verstandig om vooraf een nul-meting te doen over je processen en bepaal dan de targets. Schenk aandacht aan strategische personeelsplanning en talenten in de organisatie. Het vergroot de wendbaarheid van je organisatie en zorgt voor een juiste personele bezetting om strategische doelstellingen te realiseren. 

4. Communiceer om draagvlak en betrokkenheid te creëren

Zorg dat medewerkers de visie en strategie begrijpen en accepteren, een goede visualisatie in je communicatie werkt beter dan kille rapporten vol met cijfers. Verminder onzekerheid en wantrouwen door zoveel mogelijk duidelijk te maken waar ze aan toe zijn. En creëer een gevoel van veiligheid om gedrag bespreekbaar te maken. Dit gevoel gaat leven zodra leidinggevenden het goede voorbeeld geven door ook het eigen gedrag aan de orde te stellen.

5. Maak het anderen mogelijk om te handelen

Toon commitment vanuit de top, want als de verandering daar niet wordt gedragen, is die gedoemd te mislukken. Zorg dat systemen en procedures aansluiten bij de nieuwe visie en strategie. Investeer in je medewerkers met opleidingen, arbeidsvoorwaarden maar vooral vertrouwen en verantwoordelijkheid. Communiceer over resultaten en wederzijdse verwachtingen. Beloon gewenst gedrag met een passend beoordelingssysteem.

6. Realiseer korte termijn successen

Creëer en vier vooral korte termijn successen en quick wins. Daarmee haal je kritische medewerkers om en beloon je degenen die meegaan met de verandering. Het is bovendien een bevestiging dat die verandering werkt.

7. Houd het tempo hoog

Houd het gevoel van urgentie hoog en blijf veranderingen doorvoeren totdat de verandering is gerealiseerd. Cultuur- en dus gedragsverandering kost tijd. Gebruik, promoot, ontwikkel en beloon daarom de succesvolle veranderaars.

8. Borg de verandering
Veranker nieuwe werkwijzen en gedragingen in de cultuur en zorg dat deze resultaten opleveren. Meet en evalueer regelmatig hoe de vlag er voor staat, niet alleen intern maar ook extern bij leveranciers en klanten.

Kotter gaat uit van stappen in volgorde. Ik zie deze 8 stappen echter niet volgtijdelijk, want sommige dienen gelijktijdig plaats te vinden en kunnen niet zonder elkaar. Het zijn meer voorwaarden voor een succesvolle verandering dan processtappen. Wil je bijvoorbeeld draagvlak creëren door goede communicatie (stap 4) is het realiseren van quick wins (stap 6) onontbeerlijk. Ook kan je discussiëren of de visie op verandering en strategie (stap 3) niet vooraf komt aan het gevoel van urgentie creëren (stap 1).

Met kleine aanpassingen blijft het model van Kotter zeker waardevol om verander processen tot een succes te maken. Verandering wordt gestuurd door cultuur en gedrag en Kotter besteed ruim aandacht aan verschillende gedragscomponenten. Zo is er aandacht voor motiveren, overtuigen, belonen, veranderingen koppelen aan succes en belemmeringen wegnemen. HR kan hier voorwaarden voor scheppen en het veranderproces aanjagen door op alle niveaus in de organisatie gedrag te beïnvloeden. Door instrumenten in te zetten die de ideale voedingsbodem vormen voor veranderingen van de organisatie. 

In onze wereld is verandering de enige constante. Management wat continu aandacht besteed aan verbetering en vernieuwing van organisatie en de medewerkers, blijft in die altijd veranderende omgeving de concurrentie voor, houdt de kosten op peil en vindt, bindt en boeit talentvolle medewerkers. En Kotter helpt ons een beetje daarbij. 

Kamiel Rietsema
Managing partner Optines Consultancy

 

Inspiratie

  • 08

    mrt

    Resourceful Humans

    Inspirerende Tedx talk van Heiko Fischer over de toekomst van werk. Bedrijven zouden opgebouwd moete

  • 25

    jan

    Boek tip: "Verbindend vermogen"

    Goed leiderschap vertaalt zich onder andere in samenwerken, verbinden, vertrouwen en respect. Het bo

  • 01

    nov

    Vierde industriële revolutie

    Wat is de vierde industriële revolutie? En wat betekent het voor jouw bedrijf? Tijdens het 'World E

Optines nieuws & blogs